Sempre achei que três temas muito utilizados na vida profissional deveriam ser mais explorados na educação: escrita, retórica e participação em reuniões. Boa parte dos profissionais passam a maior parte do tempo em reuniões e apresentações e pouco estudou sobre este assunto. A pandemia e a evolução das ferramentas de videoconferência radicalizaram esta realidade, e vem aí uma nova mudança que é a entrada da inteligência artificial nas reuniões.
Não está na LGPD e nem nos guias da ANPD, mas uma das principais atividades do DPO é fazer reuniões
Não está na LGPD e nem nos guias da ANPD, mas uma das principais atividades (senão a principal, mas já vi casos que é quase 100%) do DPO é fazer reuniões com titulares, colaboradores, fornecedores, ecossistema, agentes de tratamento, equipa multidisciplinar, alta gestão, mercado e outros.
Fiz uma "conta de padeiro" com ajuda dos compromissos acumulados no Outlook e estimo que em 40 anos trabalhando participei de cerca de 35 mil reuniões e apresentações, com crescimento radical nos últimos anos e no pós pandemia, com picos de 50 em uma semana e 17 em um dia. Segundo pesquisas, com a pandemia, houve um aumento de 250% do tempo semanal em reuniões.
No início destes 40 anos a maior tecnologia era o retroprojetor, um equipamento que projetava na parede o que escrevíamos em uma folha transparente com canetas coloridas. Desde lá muitas tecnologias foram adicionadas às reuniões como power point, notebooks, agendas compartilhadas, smartphones, redes sociais, mensagens instantâneas, pandemia e a evolução do Teams (e outros) no pós-pandemia. Não há dúvida que a adoção da inteligência artificial será a mais rápida e impactante de todas as evoluções.
Em janeiro testei "na mão" a integração do Microsoft Teams com o Chat GPT, foi mais ou menos assim: durante a reunião liguei a transcrição do Teams, o que transforma as conversas em texto com uma precisão muito boa. Ao fim da reunião, submeti transcrição ao Chat GPT e a partir dai solicitei algumas análises como: ata da reunião, principais tarefas, assuntos tratados, tempo utilizado por participante, foco no assunto e outros. Para uma primeira experiência foi surpreendente.
Na semana passada a Microsoft divulgou o Microsoft Teams Premium, integrado ao Chat GPT 3.5, que automatiza uma série de atividades nas reuniões e apresentações, aplicando a inteligência artificial. Os novos recursos prometem reuniões mais produtivas, focadas, rápidas e organizadas.
Me parece que estas mudanças ocorrerão rapidamente mas, assim como nas mudanças tecnológicas e organizacionais, nem todos se adaptarão.
Estudei um pouco e vejo que as reuniões podem conquistar algumas melhorias em curto tempo. O Microsoft Teams é o primeiro a se adaptar, acredito que outras ferramentas também incluirão a inteligência artificial. Algumas opiniões:
- Haverá mais reuniões e mais curtas, com menor tempo total de reunião e mais investimento nas atividades decididas nas reuniões;
- Ocorrerá o enforcement de transparência (conluios, reuniões secretas e decisões não transparentes tendem a perder a força);
- As atas serão automáticas e padronizadas, com foco na consequência das decisões;
- Maior foco na essência das reuniões;
- Separação por assuntos;
- Decisões cada vez mais baseadas em dados e menos em opiniões pessoais;
- Maior participação dos membros da reunião;
- Registro de compromissos assumidos nas reuniões e cobrança posterior, o que reduzirá as promessas vazias;
- Geração de estatísticas: quem colabora mais e menos; quais os assuntos mais tratados, quem fica quieto em todas as reuniões, ...;
- Fortalecimento da decisão coletiva e consequente responsabilidade coletiva nos resultados;
- Exigência de atenção plena;
- Combate a mentiras, sofismas, fakenews e manipulações;
- Estou estudando o tema e preparando uma análise mais estruturada.
Nos próximos meses as reuniões sofrerão grandes transformações, vale ficar atento a isso. O brasão da cidade de São Paulo tem escrito "Non Dvcor Dvco" que é traduzido para "Não sou conduzido, conduzo", nesta linha, aqueles que foram rápidos e acompanharem os novos padrões de reuniões, as conduzirão.
Boa semana,
Obrigado,
Abraço,
FNery.
Descrição da imagem no DALL-E: "Gere uma imagem de uma reunião entre robôs e seres humanos, em um ambiente moderno, no estilo de pintura a óleo de Leonardo da Vinci."
