#bomdialgpd

Como o email do encarregado precisa estar divulgado no site do controlador, ele acaba recebendo uma série de mensagens que não são associadas à proteção de dados pessoais e privacidade.

Conversando com alguns encarregados vejo que alguns apagam estas mensagens, outros encaminham para as áreas (por exemplo, curriculum para RH, mensagens sobre produtos para o SAC), e também em alguns casos mantêm as mensagens como histórico. Eu sugiro que estas mensagens sejam armazenadas em uma caixa específica para servir como evidência do funcionamento do canal com o encarregado. Também é importante conversar com as áreas para definir um procedimento para a chegada de mensagens que deveriam ser encaminhadas para outros canais dentro da própria empresa, inclusive porque mensagens ao encarregado poderiam ser encaminhadas para outras caixas postais na empresa.

Até aqui falamos sobre mensagens legítimas que chegam ao encarregado porém são assuntos de alguma forma associados à empresa. O outro lado desta história são as mensagens de marketing que chegam por vários canais, inclusive no email do encarregado. Estas vão desde mensagens vendendo produtos ou serviços para conformidade com a LGPD até assuntos mais aleatórios. As que mais me incomodam são aquelas pedem indicação, por exemplo, querem vender serviços de portaria para a empresa, e pedem para você indicar dentro de sua empresa quem cuida do assunto, ou seja, sequer se deram ao trabalho de qualificar a base. Saiba que esta é uma técnica ensinada em cursos para spammers(!).

Sugiro ao encarregado criar uma rotina para triagem destas mensagens até para que o tema esteja documentado e para evitar falso positivo e falso negativo. Também é importante que o endereço de email divulgado no site não seja o endereço de trabalho do encarregado, por exemplo, ter um email encarregado.lgpd@empresa para divulgação e outro nome@empresa para o trabalho do dia a dia.

Coloquei no comentário um link sobre SPAM publicado pelo ICO, regulador do Reino Unido, que tem inclusive um canal para denúncias de SPAM.