No cenário corporativo, a gestão de compliance garante a conformidade com leis, regulamentações e normas internas. Porém, muitas organizações ainda dependem de sistemas desintegrados, soluções pontuais ou sistemas construídos dentro de casa, que popularmente chamamos de "SAP" (Sistema Avançado de Planilhas), para gerenciar suas obrigações de compliance.

Segundo a seção 7.1 Recursos, da norma ISO 37301 - Sistemas de gestão de compliance - Requisitos com orientações para uso:

A organização deve determinar e prover os recursos necessários para o estabelecimento, a implementação, a manutenção e a melhoria contínua do sistema de gestão de compliance.

Este artigo explora como a adoção de uma plataforma integrada atende a esse requisito de Recursos, da ISO 37301, apresentando as desvantagens de sistemas desintegrados, e mostrando como as empresas podem se beneficiar de uma plataforma integrada para melhorar seus processos e garantir a conformidade de maneira mais eficiente e eficaz.

Desvantagens dos Sistemas Desintegrados

A utilização de sistemas desintegrados para a gestão de compliance tem várias desvantagens:

1. Multiplicidade de Leis e Regulamentações: Sistemas desintegrados dificultam o atendimento de múltiplas leis e regulamentações e a harmonização das políticas internas de acordo com as mudanças regulatórias. A leitura de documentos em formato de texto corrido, sem ferramentas para facilitar a busca e comentários de especialistas, complica ainda mais a gestão.
2. Fragmentação de Dados: Utilizar múltiplas planilhas e sistemas resulta em dados dispersos, sem uma visão completa e precisa. A consolidação manual de dados de diferentes fontes é trabalhosa e suscetível a erros, dificultando também o correlacionamento de requisitos semelhantes em documentos diversos.
3. Controle de Acesso: Garantir que apenas as pessoas certas tenham acesso às informações certas! Em planilhas e sistemas desintegrados, o uso é fragmentado e menos seguro, aumentando o risco de violações de dados e acesso não autorizado.
4. Falta de Automatização: Processos tradicionais exigem intervenções manuais que aumentam o custo e tempo de operação. A falta de automação dificulta a implementação de controles e a resposta rápida em caso de incidentes, bem como torna complexo o monitoramento de planos de ação para atender aos requisitos regulamentares.
5. Inconsistência e Redundância: Duplicar informações em vários sistemas leva a inconsistências e complica a precisão e integridade dos dados. Esta redundância gera desatualizações que prejudicam a tomada de decisões baseada em dados confiáveis.
6. Dificuldades na Auditoria e Conformidade: Auditar a conformidade é um processo complexo e demorado, com o desafio de monitoramento, geração de relatórios e armazenamento de evidências necessárias para prestar contas.
7. Desafio da Aplicabilidade: Interpretar e aplicar as diversas leis e regulamentações em setores específicos exigem uma abordagem adaptativa e precisa. Sistemas desintegrados carecem de funcionalidades que suportem essa flexibilidade, resultando em lacunas de conformidade.
8. Gestão de Políticas, Normas e Procedimentos Internos: É preciso também políticas, normas e procedimentos internos, que garantam que todos os colaboradores estejam alinhados com as regulamentações e diretrizes da empresa. Processos manuais dificultam o ciclo de vida desses documentos, incluindo a criação, revisão, aprovação, distribuição e atestação de usuários.

A Alternativa: Plataforma Integrada de Compliance

Adotar uma plataforma integrada oferece várias vantagens, promovendo a eficiência e a eficácia na gestão de compliance. Centralizar as informações em um único sistema permite uma visão abrangente da conformidade organizacional, com informações documentadas e acessíveis, facilitando a análise de dados e geração de relatórios, e eliminando a necessidade de consolidar informações de várias fontes.

A automatização também reduz a necessidade de intervenções manuais, minimizando erros e aumentando a eficiência operacional. Além disso, facilita a execução e o monitoramento de planos de ação para atender aos requisitos regulamentares, garantindo que as ações corretivas sejam realizadas de forma oportuna.

Outra vantagem é o controle de acesso, com rastreabilidade e transparência, onde apenas indivíduos autorizados acessam informações sensíveis. Isso reduz os riscos de violação e acesso não autorizado, e facilita que as informações certas cheguem aos usuários certos, de forma eficiente. Ferramentas integradas facilitam ainda a leitura e uso dos documentos, incluindo filtros, comentários de especialistas e busca de palavras, além de correlacionar requisitos semelhantes entre documentos.

A capacidade de gerenciar múltiplas regulamentações é outra vantagem, que permite o monitoramento contínuo para implementar mudanças regulatórias, e que todas as áreas estejam alinhadas com os requisitos legais em diferentes jurisdições. A flexibilidade e a adaptabilidade de uma plataforma integrada pode atender também às necessidades específicas de cada setor, suportam a aplicação de diferentes regulamentações.

A gestão de políticas, normas e procedimentos internos também é facilitada, com suporte a todo o ciclo de vida desses documentos, desde a criação, revisão, aprovação, distribuição até a atestação de usuários. Recursos da plataforma garantem que as políticas e normas estejam sempre atualizadas e em conformidade com os requisitos regulamentares, além de facilitar o armazenamento de evidências para auditorias e prestação de contas.

Concluindo, embora o uso de planilhas e sistemas desintegrados para gestão de compliance possa parecer uma solução conveniente a curto prazo, suas desvantagens superam os benefícios aparentes. Investir em uma plataforma integrada traz eficiência e reduz custos, diminuindo a redundância e o retrabalho, e economizando tempo e recursos. O trabalho da equipe é otimizado, permitindo que se concentre mais em atividades estratégicas e de valor agregado, em vez de tarefas repetitivas e manuais. Automatize!

Abraços, e até a próxima!

Alberto Bastos,@albastos

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